Em 2019, por meio da Portaria 211 da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, o Ministério da Economia dispôs sobre a obrigatoriedade de assinatura e guarda eletrônica dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho (SESMT). Para todas as empresas que não se enquadram como microempresa, microempreendedor individual ou de pequeno porte, a obrigatoriedade passou a existir a partir de 12/4/2021.

Entre os documentos que a portaria abrange estão o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), entre outros.

A portaria fixou prazos para que seja obrigatória a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para criação e assinatura eletrônica dos documentos referentes ao SESMT. Os prazos variam entre microempresas e microempreendedores individuais, empresas de pequeno porte e demais empresas.

De forma a evitar autuações em fiscalizações da Superintendência Regional do Trabalho, é importante que as empresas estejam atentas à necessidade de adequação quanto a forma de guarda e assinatura dos documentos relacionados ao SESMT.